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与会人员无一来迟，会议准时开始。处于马蹄形上面那条短边的中间座位的人首先发言，他看了下手表，端起桌面上的资料。这时视频画面也随之切换了一个近镜头，这正是徐总经理，他还是一副精神焕发的样子，他微微清了下嗓子，又把资料翻到下一页，然后开始讲话：
（各位挚友，感谢你们长时间以来对集团的付出。这次会议的主要议题是前阶段各分公司生产经营情况和面临的一些问题，还有就是几日后外宾来访的事宜。下面，把时间交给其他与会者。）
视频画面又转换为全景，马蹄形两侧的弧角座位里相继有人站起身，发言。最后，徐总经理做总结性发言，视频又切为近镜头，他读了一段，然后把手里的资料向后翻了两页，继续讲道：（过几日，集团在美国的合作公司将派代表来公司访问，这对于双方的长远合作计划是有着非常重要的意义的。……）
任小玲在电脑桌前，正仔细地聆听着会中的每句发言，她的余光发现右面的竖条中显示收到了信息，她立即点出来看，是傅容发来的信息：现在去十五层的会场，会议即将结束，待结束后整理会场。
任小玲作了一个简单的回复，然后走出房门，上了电梯。当她来到会场外时，会场中响起了有节奏的掌声，又过了几分钟，会场的门自动打开，紧接着，与会者有秩序地走出会场。徐总经理最后一个走出来，他告诉任小玲房门的开关装置所在的位置。
任小玲微笑着点头，待徐总经理离开，她才进入会场。她把座位摆放整齐，还是保持马蹄形，在下一次重新布置会场之前要一直保持这个样子。然后她把桌面拾掇一下，把窗户关好，把百叶窗拉下来，把空调关掉，把电灯关掉。最后离开会场的时候，她把房门关好。
回到自己的办公室，视频画面已经变成不能显示状，但是界面中又收到了傅容的信息，信息中提示与接待外宾有关的资料在共享文件夹中。这一天的工作还真是挺忙碌的！
外宾到访的日期最终被确定为本月21日，届时十七位人士到访，十一位男士、六位女士。20日那天，公司为接待作着最后的准备。公司高层领导对各部门作了简单的业务核查，然后徐总经理亲自召开了一个简短的会议，把具体的分工，以及很多细节，交代给了各部门主管。
对于这次接待，文秘部门有着重要的工作职责。下午，傅主管又到了任小玲的办公室，和她作了很多详细的部署，强调了很多细节。傅主管还特别讲了美国人与别人交往的方式。美国人与别人交谈时不喜欢站得太近，而且喜欢用体语；美国人答话的时候，往往简单到只说‘是’、‘不是’、‘当然’，但简单的答语并不代表他们怠慢、粗鲁或头脑简单；有些美国人对其他国家的文化风俗了解甚少，这与他们的社会环境是有一定关系的，所以在这方面要体谅他们。还有就是服饰要求，美国人非常注重服装的整洁。拜访美国人时，进了门一定要摘掉帽子和墨镜，脱下外套；女性最好不要穿黑色皮裙，不要化艳妆，或者当众化妆补妆。
21日下午，予海集团由内部人员组了一个二十人的团去机场迎接，他们着统一的夏西装，步调整齐划一，气度格外恢弘。下午3点52分，航班准时抵达大连周水子国际机场。乘客们缓缓地走下飞机。当看见有外国客人走出飞机的时候，傅容高举事先准备好的牌子，上面用英语写着来访团体的名字，这使得美国客人很快找到了公司迎接团。